1. Kdo zpracovává vaše osobní údaje
Správcem osobních údajů je:
- Daniel Prokeš, Když není škola
- IČO:094 55 523
- Sídlo:Československé armády 376, 550 01 Broumov
- E-mail:info@kdyzneniskola.cz
- Telefon:+420 773 601 665
Dále v tomto dokumentu používáme označení „Když není škola“, „KNŠ“ nebo „správce“.
Při zpracování osobních údajů postupujeme zejména podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), a zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
2. Jaké osobní údaje můžeme zpracovávat
Rozsah zpracovávaných údajů závisí na tom, jaké služby využíváte a jakým způsobem s námi komunikujete.
Můžeme zpracovávat zejména:
Kontaktní a identifikační údaje
- jméno a příjmení
- adresa bydliště
- e-mailová adresa
- telefonní číslo
- datum narození
- kontaktní údaje zákonného zástupce
- fakturační a platební údaje
Údaje potřebné pro účast na akcích
V závislosti na typu akce můžeme potřebovat například:
- věk nebo datum narození dítěte
- informace potřebné k organizaci dopravy a ubytování
- údaje o cestovních dokladech, pokud jsou pro konkrétní cestu nezbytné
- informace o stravovacích potřebách
- velikost oblečení nebo jiné organizační informace
- informace předané rodičem nebo zákonným zástupcem v souvislosti s účastí dítěte
Údaje o zdravotních potřebách
Pokud je to nezbytné pro bezpečný průběh akce, může zákonný zástupce uvést například informace o:
- alergiích
- pravidelně užívaných lécích
- dietních omezeních
- zdravotních omezeních
- dalších skutečnostech důležitých pro péči o dítě během programu
Údaje týkající se zdraví patří podle GDPR mezi zvláštní kategorie osobních údajů a věnujeme jim zvýšenou ochranu. Jejich zpracování musí mít vedle obecného právního základu také odpovídající právní základ podle článku 9 GDPR.
Údaje z komunikace
Pokud nás kontaktujete prostřednictvím e-mailu, telefonu nebo budoucího kontaktního formuláře, můžeme zpracovávat:
- vaše kontaktní údaje
- obsah zprávy
- informace potřebné k vyřízení vašeho dotazu
- navazující komunikaci
Fotografie a videozáznamy
Na některých akcích mohou být pořizovány fotografie nebo videozáznamy.
Pokud má být konkrétní fotografie nebo video použito pro marketingové nebo propagační účely a je k tomu vyžadován souhlas, bude tento souhlas získáván samostatně.
U nezletilých účastníků bude souhlas řešen prostřednictvím jejich zákonného zástupce.
3. Proč osobní údaje zpracováváme
Osobní údaje zpracováváme pouze pro konkrétní a předem stanovené účely.
Organizace a zajištění akcí
Údaje můžeme zpracovávat za účelem:
- zpracování přihlášky
- komunikace s rodičem nebo účastníkem
- organizace tábora, sportovního programu nebo jiné akce
- zajištění dopravy
- zajištění ubytování
- zajištění stravování
- rozdělení účastníků do skupin
- zajištění potřeb souvisejících se zdravotním stavem nebo stravováním
- řešení plateb
- komunikace před akcí, během ní a po jejím skončení
Právním základem je zpravidla plnění smlouvy nebo provedení kroků před uzavřením smlouvy.
Plnění právních povinností
Některé údaje zpracováváme proto, že nám jejich zpracování ukládají právní předpisy, například v oblasti:
- účetnictví
- daní
- evidence plateb
- ochrany práv zákazníků
- řešení případných nároků nebo reklamací
Oprávněné zájmy
V určitých situacích můžeme údaje zpracovávat na základě našeho oprávněného zájmu, například za účelem:
- ochrany našich právních nároků
- prevence zneužití našich služeb
- zajištění bezpečnosti a fungování webových stránek
- vyřízení běžné komunikace a administrativy
Při využití oprávněného zájmu vždy posuzujeme, zda nad naším zájmem nepřevažují práva a svobody dotčené osoby, přičemž zvláštní pozornost věnujeme údajům týkajícím se dětí. GDPR výslovně požaduje zvýšenou ochranu zájmů dítěte při posuzování oprávněného zájmu.
Souhlas
Souhlas používáme tam, kde je to vhodné a zákon ho vyžaduje, například pro:
- vybrané marketingové aktivity
- zasílání obchodních sdělení, pokud pro ně nemáme jiný zákonný titul
- určité použití fotografií a videí
- netechnické cookies
Souhlas je dobrovolný a lze jej kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním. Souhlas musí být oddělený od jiných smluvních podmínek a nesmí být automaticky podmínkou služby, pokud dané zpracování pro službu není nezbytné.
4. Zdravotní údaje a další citlivé informace
U některých dětských akcí potřebujeme znát informace, které jsou důležité pro bezpečnou organizaci pobytu.
Může jít například o alergie, léky, dietní omezení nebo jiné zdravotní potřeby.
Tyto údaje používáme pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a přístup k nim by měl mít pouze omezený okruh osob, které je pro výkon své role skutečně potřebují.
Pokud je zpracování založeno na výslovném souhlasu zákonného zástupce, bude tento souhlas získáván samostatně.
V situaci, kdy je nutné chránit životně důležité zájmy účastníka a dotčená osoba není schopna souhlas poskytnout, GDPR připouští zpracování zdravotních údajů i na tomto základě.
5. Osobní údaje dětí
Naše služby jsou z velké části určeny dětem a ochraně jejich osobních údajů proto věnujeme zvláštní pozornost.
Přihlášky nezletilých účastníků vyplňuje nebo schvaluje jejich zákonný zástupce.
Od dětí nechceme získávat více osobních údajů, než je skutečně potřeba pro organizaci programu.
Informace určené dětem se snažíme podávat přiměřeně jejich věku a srozumitelným způsobem.
6. Komu můžeme osobní údaje předat
Osobní údaje nepředáváme třetím osobám bez důvodu.
V nezbytném rozsahu je však mohou získat naši dodavatelé a partneři potřební pro organizaci konkrétní služby.
Může jít například o:
- poskytovatele ubytování
- dopravce
- pojišťovny
- účetní nebo daňové poradce
- poskytovatele IT a hostingových služeb
- poskytovatele e-mailových služeb
- poskytovatele registračních a informačních systémů
- zdravotnická zařízení, pokud je to nezbytné
- další dodavatele zapojené do konkrétní akce
Každému příjemci poskytujeme pouze údaje potřebné pro daný účel.
Pokud je daný dodavatel naším zpracovatelem osobních údajů, měl by s údaji nakládat pouze podle našich pokynů a na základě odpovídající smlouvy.
7. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor
Některé naše akce probíhají v zahraničí.
Pokud je pro zajištění konkrétní akce nezbytné předat údaje například zahraničnímu ubytovacímu zařízení, dopravci nebo jinému poskytovateli služeb, může dojít také k předání osobních údajů mimo Českou republiku.
Pokud by byly osobní údaje předávány mimo Evropský hospodářský prostor, zajistíme odpovídající právní mechanismus pro takové předání v souladu s GDPR.
Informace o konkrétním předání a použitých zárukách vám na požádání poskytneme, pokud se vás takové předání týká.
8. Jak dlouho osobní údaje uchováváme
Osobní údaje neuchováváme déle, než je potřeba.
Doba uchování závisí na účelu zpracování.
Obecně údaje uchováváme:
- po dobu nezbytnou pro přípravu a realizaci konkrétní služby nebo akce
- po dobu potřebnou pro vypořádání plateb a administrativních záležitostí
- po dobu vyžadovanou účetními, daňovými nebo jinými právními předpisy
- po dobu potřebnou k ochraně nebo uplatnění našich právních nároků
- u údajů zpracovávaných na základě souhlasu do odvolání souhlasu nebo do skončení stanovené doby zpracování
- u běžných dotazů pouze po dobu potřebnou k jejich vyřízení a případnému navazujícímu řešení
U zdravotních údajů a dalších citlivých informací se snažíme dobu uchování omezit na nezbytné minimum.
Konkrétní retenční lhůty budou před spuštěním produkčního systému definovány podle jednotlivých typů údajů a ověřeny v rámci právní kontroly.
9. Fotografie a video
Fotografie a videa mohou sloužit například k dokumentaci akcí nebo k prezentaci činnosti Když není škola.
Pokud je pro konkrétní použití nutný souhlas, bude získáván odděleně.
Souhlas s marketingovým nebo propagačním použitím fotografie nebo videa lze odvolat prostřednictvím: info@kdyzneniskola.cz
Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost použití, ke kterému došlo před jeho odvoláním.
Pokud je fotografie nebo video již součástí fyzických materiálů nebo jiného obsahu, který není technicky možné zpětně stáhnout, budeme další používání řešit s ohledem na konkrétní okolnosti a příslušné právní povinnosti.
10. Obchodní sdělení
Obchodní sdělení zasíláme pouze v souladu s platnými právními předpisy.
Pokud je jejich zasílání založeno na vašem souhlasu, můžete tento souhlas kdykoliv odvolat.
Z každého elektronického obchodního sdělení by měla být dostupná jednoduchá možnost odhlášení.
Pro zasílání elektronických obchodních sdělení se vedle GDPR uplatňuje také zákon č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti.
12. Vaše práva
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte podle okolností zejména právo:
- získat potvrzení, zda vaše osobní údaje zpracováváme
- požádat o přístup k osobním údajům
- požádat o opravu nepřesných údajů
- požádat o výmaz údajů
- požádat o omezení zpracování
- vznést námitku proti zpracování
- získat osobní údaje ve strukturovaném a strojově čitelném formátu, pokud jsou splněny podmínky pro přenositelnost
- kdykoliv odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu
- podat stížnost u dozorového úřadu
Tato práva nejsou absolutní a jejich uplatnění závisí na konkrétním právním základu a okolnostech zpracování. GDPR stanoví mimo jiné právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost, námitku, odvolání souhlasu a podání stížnosti.
13. Jak můžete svá práva uplatnit
S žádostí týkající se vašich osobních údajů nás můžete kontaktovat na:
- E-mail:info@kdyzneniskola.cz
- Adresa:Daniel Prokeš, Československé armády 376, 550 01 Broumov
Abychom zabránili zpřístupnění údajů neoprávněné osobě, můžeme vás před vyřízením žádosti požádat o přiměřené ověření totožnosti.
Žádosti vyřizujeme v souladu s lhůtami stanovenými GDPR.
14. Právo podat stížnost
Pokud se domníváte, že s vašimi osobními údaji nakládáme v rozporu s právními předpisy, můžete podat stížnost u:
- Úřad:Úřad pro ochranu osobních údajů
- Adresa:Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
- E-mail:posta@uoou.gov.cz
Aktuální kontaktní údaje ÚOOÚ potvrzují tuto adresu a e-mail a Úřad umožňuje podání stížnosti podle čl. 77 GDPR.
Doporučujeme ale nejprve kontaktovat nás, abychom měli možnost případnou situaci vyřešit.
15. Automatizované rozhodování a profilování
V současné době nepoužíváme osobní údaje k automatizovanému rozhodování, které by vůči vám vyvolávalo právní účinky nebo vás obdobně významně ovlivňovalo.
Pokud bychom takovou technologii v budoucnu začali používat, tuto informaci odpovídajícím způsobem aktualizujeme.
16. Zabezpečení osobních údajů
Používáme přiměřená technická a organizační opatření s cílem chránit osobní údaje před:
- neoprávněným přístupem
- ztrátou
- zneužitím
- neoprávněnou změnou
- neoprávněným zveřejněním
Přístup k údajům by měli mít pouze lidé a dodavatelé, kteří je potřebují pro plnění svých úkolů.
Při návrhu nových registračních, kontaktních a administračních systémů budeme ochranu osobních údajů zohledňovat již při jejich návrhu a výchozím nastavení.
17. Změny těchto informací
Tyto informace můžeme aktualizovat zejména při:
- změně našich služeb
- nasazení nových webových funkcí
- změně používaných dodavatelů
- změně způsobu zpracování osobních údajů
- změně právních požadavků
Aktuální verze bude vždy dostupná na této stránce.
Pokud by změna významně ovlivnila způsob, jakým zpracováváme osobní údaje, budeme dotčené osoby informovat vhodným způsobem, pokud to právní předpisy vyžadují.
Související dokumenty
Podmínky účasti na akcích pořádaných Když není škola najdete ve Všeobecných podmínkách.
Obchodní podmínky